ChatGPT ist eine künstliche Intelligenz, die in der Lage ist, sich über ein Chatformat mit uns Menschen auszutauschen und eine Unterhaltung zu simulieren. Sie basiert auf einer natürlichen Sprachverarbeitung und kann dein Unternehmen beispielsweise im Bereich Human Resources unterstützen.
Steigere die Effizienz
ChatGPT ist in der Lage, viele Anfragen von Mitarbeitenden und Bewerbern automatisch und schnell zu bearbeiten. Auch in Schulungen kannst du ChatGPT einsetzen, zum Beispiel als interaktive Schulungshilfe, um Mitarbeitenden bei den Lerninhalten und der Einarbeitung ins Unternehmen zu helfen.
Generell kann ChatGPT in jeder Abteilung die Mitarbeitendenerfahrung ganz konkret verbessern, indem du einen Chatbot zur Beantwortung der am häufigsten gestellten Fragen implementierst.
Halte dich dafür an diese fünf Schritte:
1. Identifiziere die FAQ
Die frequently asked questions, also die besonders häufig gestellten Fragen, kannst du durch einen Chatbot beantworten lassen. Finde dazu heraus, welche Fragen Mitarbeitende oder Kunden besonders oft beschäftigen. Das können zum Beispiel Fragen zu Urlaubstagen, Arbeitszeiten oder IT-Problemen sein.
2. Erstelle einen Chatbot
Verwende ChatGPT, um einen Chatbot zu generieren, der die Fragen der Mitarbeitenden automatisch beantwortet. Es gibt viele Tools auf dem Markt, die dir helfen können, einen Chatbot zu erstellen, ohne dass du dazu über umfangreiche Programmierkenntnisse verfügen musst.
3. Integriere den Chatbot in oft genutzte Tools
Im nächsten Schritt pflegst du den Chatbot in die interne Chatplattform oder das Intranet deines Unternehmens ein.
4. Führe ausgiebige Tests durch
Bevor du den Chatbot live schaltest, teste ihn ausgiebig. Dadurch stellst du sicher, dass er so funktioniert, wie du es dir vorgestellt hast, dass er effizient arbeitet und alle relevanten Fragen beantworten kann.
5. Informiere die Mitarbeitenden über den Chatbot
Berichte deinen Kolleginnen und Kollegen, dass der Chatbot ab einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist und schule sie im Umgang mit dem Chatbot.
Praxisbeispiel: Verbessere das Recruiting
ChatGPT ist in der Lage, auf Fragen von Bewerbern einzugehen und kann dein Unternehmen somit im Recruiting unterstützen. Ihr könnt ChatGPT außerdem als Vorab-Screening-Tool nutzen, um die passenden Bewerberinnen oder Bewerber auszuwählen.
Dein Unternehmen erhält häufig Anfragen von Bewerbern, die wissen wollen, wie der Status ihres Bewerbungsverfahrens ist und wie das weitere Bewerbungsverfahren aussehen wird. Anstatt HR-Mitarbeitende damit zu betrauen, jede Frage einzeln zu beantworten, kannst du eine ChatGPT-Plattform einführen, die diese Art Bewerberanfragen automatisch beantwortet.
Bewerbende stellen ihre Fragen dann dem ChatBot über ein Chatfenster. Will ein Bewerber beispielsweise wissen: „Wo befindet sich meine Bewerbung im Prozess?“ oder „Wann kann ich mit einem Vorstellungsgespräch rechnen?“ kann ChatGPT auf die Bewerberdaten zugreifen, die in euren Systemen gespeichert sind, und aus diesen Daten eine Antwort generieren.
Du verkürzt die Bearbeitungszeit der Bewerberanfragen deutlich, verschaffst den Bewerbenden eine positive Erfahrung, da sie zeitnah eine Rückmeldung bekommen, und verbesserst das Image deines Unternehmens.
Reduziere die Kosten
Durch die Automatisierung gewisser Prozesse und Abläufe kannst du die laufenden Kosten senken. Es sind weniger Mitarbeitende für die Verwaltung von Daten und Prozessen erforderlich. Indem die bestehenden Mitarbeitenden entlastet werden, sinkt die psychische Belastung, was langfristig die Fluktuation senkt und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht.
Wichtig: Berücksichtige grundsätzlich die datenschutzrechtlichen Vorgaben und stelle sicher, dass niemand diskriminiert oder ausspioniert wird.
Dein Arbeitsauftrag
Künstliche Intelligenz wie ChatGPT kann in Unternehmen viele Aufgaben unterstützen – von der Automatisierung repetitiver Prozesse bis hin zur kreativen Ideengenerierung. In dieser Übung (auch als Download verfügbar) erarbeitest du, wie ChatGPT in deinem Unternehmen eingesetzt werden könnte, welche Ziele du damit verfolgst, und wie du mögliche Herausforderungen bewältigst.
1. Wo kann ChatGPT in deinem Unternehmen helfen?
Überlege, in welchen Bereichen oder für welche Aufgaben ChatGPT sinnvoll eingesetzt werden könnte. Ergänze eigene Ideen:
Kundenservice:
Automatische Beantwortung häufig gestellter Fragen
Marketing:
Ideen für Kampagnen oder Social-Media-Inhalte generieren
Texterstellung:
Erstellen von Berichten, E-Mails oder Blogartikeln
Projektmanagement:
Unterstützung bei der Planung oder Strukturierung von Aufgaben
Schulungen:
Erklärung komplexer Themen oder Erstellung von Lerninhalten
Interne Kommunikation:
Formulierung klarer und einheitlicher Botschaften
2. Welche Ziele möchtest du erreichen?
Ergänze die folgenden Sätze:
„Mit ChatGPT möchte ich … verbessern.”
„Ein weiteres Ziel ist es, … effizienter zu gestalten.”
„Langfristig soll ChatGPT dabei helfen, … zu erreichen.”
3. Vor- und Nachteile des Einsatzes von ChatGPT
Nutze die Tabelle (auch als Download verfügbar), um Vorteile und mögliche Herausforderungen des Einsatzes in deinem Unternehmen zu analysieren. Überlege, wie die Nachteile entschärft oder behoben werden könnten.
| Vorteile | Nachteile | Lösung |
|---|---|---|
| Beispiel: Spart Zeit bei Routineaufgaben | Beispiel: Mögliche Fehler in Antworten | Regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse durch Mitarbeitende |
4. Dein ChatGPT-Aktionsplan
Suche dir aus Aufgabe 1 einen Einsatzbereich aus und starte mit der Umsetzung. Sobald du die ersten Erfahrungen gesammelt hast, kannst du die nächsten Einsatzfelder angehen.
Tipp: Suche dir Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls Interesse am Einsatz von KI haben, und tauscht euch regelmäßig über eure Erfahrungen aus. So kommt ihr noch schneller voran.
